Weniger ist mehr. Diese Erkenntnis ist nicht aus dem Trend zum Minimalismus oder den inspirierenden Ideen der modernen Aufräumprofis entstanden. Ein aufgeräumter Schreibtisch führt zu aufgeräumten Arbeiten. Niemand ist effizient, wenn wichtige Unterlagen erst nach langen Suchen zur Hand sind oder die Tischplatte unter unsortieren Stapeln verschwindet. Das Schwerste ist der Anfang.
Wo soll das Aufräumen bei einem tischfüllenden Chaos beginnen? Ein Termin ist der erste Schritt. Grundordnung benötigt Zeit, daher sind ein bis zwei blockierte Tage im Kalender ein guter Anfang. Mit einem Block Post it und einem Stift geht es los. Auf jeden Zettel wird eine Aufgabe geschrieben und an ein White Board oder Ähnliches geheftet. Für jede erfüllte Aufgabe wird ein Post it entfernt und am Ende des Termins ist alles abgearbeitet.
1. Was muss wirklich auf den Tisch?
Alle Dinge, die täglich verwendet werden, dürfen auf dem Tisch bleiben. Alles andere kommt in Schubladen, Schränke oder Regale. Arbeitsmaterial auf dem Tisch sollte durchdacht positioniert sein und einen festen Platz haben. Nach dem Verwenden werden Locher, Tacker und Kleberolle wieder an den Platz gestellt. Die Kaffeetasse kann in einem Untersetzer einen Platzhalter finden. Für Schubladen gibt es spezielle Fächereinsätze mit kleinen Fächern. Beschriftungen helfen dabei, die Ordnung zu halten.
2. Ein Ablagesystem nutzen
Posteingänge, Rechnungen, Rundschreiben oder Spesenrechnung, an einem Arbeitsplatz fällt viel Papierkram an. Unsortierte Stapel nehmen nicht nur viel Platz weg, sie stören auf den Arbeitsfluss. Eine Ablage ist ein traditionelles, aber bewährtes System. Eine übersichtliche Ablage benötigt die gewünschte Anzahl beschrifteter Ablagefächer. Spezielle Systeme können platzsparend in einem Regalfach untergebracht werden. Solange die Unterlagen nicht benötigt werden, müssen sie nicht auf dem Tisch liegen. Eine Ablage benötigt eine sinnvolle Struktur. Post, die auf Antwort wartet, Unterlagen für einen Ordner oder für den Reißwolf sollten separat aufbewahrt werden.
3. Die Technik überprüfen
Drucker, Telefon und Computer benötigen viel Platz. Alle Geräte, die nicht regelmäßig benutzt werden können in einem Schrank. Drucker sind gute Beispiele für die Technik, die nicht auf dem Schreibtisch stehen muss. Kabellose Tastaturen und Mäuse sind ein gutes Mittel gegen den Kabelsalat. Eine Ladestation mit allen notwendigen Anschlüssen wirkt ordentlicher als viele einzelne Steckdosen und alle Geräte haben einen festen Platz.
4. Den Schreibtisch aufwerten
Schreibtische werden oft vernachlässigt. Ein kleiner Blumenstrauß oder ein persönliches Foto sorgt dafür, dass der Arbeitsplatz respektvoller behandelt wird und vom Chaos verschont bleibt. Die Deko sollte aber minimale Ausmaße haben.
5. Wöchentlicher Pflegetermin
Einmal in der Woche sollte ein Termin zum Aufräumen und Staub wischen gesetzt werden. In dieser Zeit wird die Ordnung gepflegt und Ablage aufgeräumt. Dieser Termin ist eine gute Gelegenheit, E-Mails zu löschen und Newsletter zu aktualisieren. Chaos breitet sich schnell vom Tisch auf digitale Arbeitsbereiche aus und kann hier ebenfalls die Effizienz blockieren.